I rapporten delas användningen av digital teknologi upp i tre olika delar.

• Digitisering, som handlar om att tillhandahålla kommunens vanliga tjänster digitalt.
• Digitalisering, som handlar om att utforma eller omskapa en verksamhet utifrån den digitala teknologins möjligheter.
• Datadrivet utvecklingsarbete, som handlar om att integrera automatiserad datainsamling i verksamheten och nyttja det för att utvärdera och experimentera och därmed effektivisera arbetsprocesser.

Det vi ser mycket av i kommunen idag är digitisering, till exempel i form av blanketter som görs tillgängliga digitalt på kommunens webbplats. Det kan vara en nödvändig grund för fortsatt arbete.

I vissa fall har utvecklingen gått vidare till att hitta nya sätt att utforma arbetsprocesser. Exempelvis genom att integrera informationsinhämtning via digitala blanketter i verksamhetssystem, automatiskt komplettera med nödvändiga uppgifter från andra system och besluta eller föreslå beslut i den kommunala verksamhet som frågan gäller. Digitalisering handlar om att förändra själva produktionsprocessen för att anpassa den till den digitala teknologin.

Principen bakom datadrivet utvecklingsarbete är att i vardagen hela tiden prova nytt och lära sig vad som fungerar. För att kunna göra det behövs automatiserad insamling av stora datamängder och system för att analysera dem. Artificiell intelligens, AI, är något som just kräver insamling av stora datamängder och som även bygger på självlärande system.

Rapportens titel Förbjuden framtid? avspeglar att författarna anser att staten genom lagstiftning utgör ett hinder för utveckling av datadrivet arbete i kommunerna. Det beror på att data för att hantera sammansatta komplexa problem inte får användas på grund av de inbegriper informationsöverföring över sekretessgränser, till exempel mellan socialtjänst och skola.

Författarna pekar på några saker som behöver hända för att staten istället ska vara en möjliggörare. Ett exempel är förslaget att ett antal kommuner borde få dispens från regelverket kring datahantering i form av administrativa frizoner. Ett annat exempel är statens satsning på digital infrastruktur, till exempel i form av gemensam digital ID-hantering. Andra förslag är att staten ska tillhandahålla metodstöd, analysnätverk och personer som ska fungera som förändringsstöd. Författarna föreslår också att staten ska kunna bidra med finansiering av utvecklingsarbete, eftersom kommunerna har svårt att både driva den ordinarie verksamheten och samtidigt experimentera med och utveckla nya arbetssätt.

Kostnader och besparingar

Författarna konstaterar att kostnaden för utvecklingsarbete i form av digitisering, digitalisering och datadrivet utvecklingsarbete är avsevärda. På kort sikt kan det vara svårt att se direkta besparingar, utan det kanske mest handlar om att information kvalitetssäkras, tjänster blir mer tillgängliga eller att tid frigörs till mer kontaktskapande aktiviteter.

På längre sikt finns potential till besparingar i ett samhällsperspektiv, om man använder digitala verktyg för att öka precisionen och kostnadseffektiviteten i samhällsplanering och fördelning av välfärdsresurser. Det handlar då snarare om att aktivt stödja de individer som behöver hjälp, även om de själva inte söker den, än att öka de generella resurserna. Till exempel att tidigt kunna identifiera elever som riskerar att hoppa av skolan och satsa extra resurser på dem, istället för att exempelvis generellt öka lärartätheten.